Att prioritera rätt arbetsuppgifter i jobbet kan ibland vara svårt. Jag tycker ändå att jag har rätt bra koll på vad jag ska prioritera, men något som jag ibland kan komma på mig själv med är att jag prioriterar för lite mot mina långsiktiga mål (läs mer om hur jag sätter upp mål med GTD-metoden). Det är uppgifter som leder mig mot målen som större delen av min tid bör ligga.

Multitasking och time management

Jag multitaskar ofta. Om jag sitter med att exempelvis göra en presentation så avbryter jag mig själv så fort det kommer mail, någon ringer eller kommer förbi och ber om något. Jag har ofta många dokument, mail och webbläsarfönster öppna och klickar fram och tillbaka. Gör lite där, gör lite på något annat och till sist något tredje. Jag har insett att multitaskande inte alls är bra egentligen och kan leda till uppåt 40% sämre effektivitet så jag försöker få bort mitt multitask-beteende.

Vi bör alla gå tillbaka till att göra en sak i taget vilket gör att vi får saker gjorda samtidigt som vi blir mindre stressade av att bara fokusera på en sak. Det finns olika metoder för detta, en av dem är Pomodoro-metoden som är en timemanagement-metod som består av 5 steg:

  1. Bestäm vilken uppgift du ska göra
  2. Sätt en timer på 25 minuter
  3. Arbeta med uppgiften tills klockan ringer
  4. Ta en kort paus på 3-5 minuter
  5. För varje 25 minutrar ska du ta en längre paus på 15-30 minuter.

 Stephen Coveys 4 kvadranter

Jag lyssnar just nu ljudboken ”The Seven Habits Of Highly Effective People” av Stephen Covey som är riktigt bra. En del som Covey pratar om är hur vi bör prioritera vår tid. Han pratar om att man kan lägga in allt vi gör i 4 kvadranter:

stephen covey

 

Quadrant One: Urgent and Important – Allt i den här kvadranten är sådant som är akut och behöver göras direkt. Det kan vara att det är en kris, du har en deadline eller du ska ha ett möte. Det är sådant du måste göra.

Quadrant Two: Important and Not Urgent – I den här kvadranten ligger sådant som oftast inte är så synligt och inte akut men som är viktigt för att nå våra mål och vara mer förberedd. Covey menar att vi bör lägga mycket mer tid i den här kvadranten. Det kan vara att vi i god tid förbereder en presentation, att vi skriver strategier m.m.

Quadrant Three: Not Important and Urgent – I den här kvadranten är det korta akuta puckar. Exempelvis att någon vill ha något av dig snabbt.  De flesta lägger alldeles för mycket tid i den kvadranten vilket inte är bra då dessa uppgifter inte är lika viktiga som de i kvadrant 2 och leder inte till de långsiktiga målen.

Quadrant Four: Not Important and Not Urgent – Denna kvadrant är också en box som vi lägger mycket tid i. Det kan vara oviktiga saker som att exempelvis att slösurfa. Det är varken viktiga eller akuta uppgifter. Fundera på om du ens ska lägga tid alls i den här kvadranten.

 

Vi lägger alldeles för mycket tid i kvadrant 3 och 4 och för lite tid i kvadrant 1 och 2. Om vi lägger mer tid i dessa kommer vi automatiskt vara bättre förberedda när det kommer akuta uppgifter. Våga säga nej till sådant som du inte har tid med och som inte hjälper dig att nå målen. När någon frågar dig om något fundera då på i vilken kvadrant uppgiften hör hemma och se till att du lägger mest tid i kvadrat 1 och 2.

Dela: