GTD_post-its

För över ett år sedan så hamnade jag i en ond cirkel på jobbet. Jag tog på mig mer och mer och jobbade mer och mer. Jag satt ofta och jobbade på kvällar och helger. Ibland kändes det som att ju mer jag jobbade desto mer fanns det att göra. Till slut var jag så stressad och prioriterade nästan alltid bort träning och vänner framför jobb.

Jag insåg att jag behövde göra något. Tidigare hade jag läst David Alléns bok “Get things done” som handlar om hans metod för att strukturera sig på genom to do-listor. Men sedan hade jag ändå inte börjat jobba på det sättet. Nu insåg jag att jag behövde en sådan metod. Min sambo använder det också till viss del så jag fick inspiration till att komma igång på riktigt med det. Jag lyssnade den här gången på ljudboken av “Get Things Done” och stängde sedan in mig en hel helg för att samla ihop alla mina uppgifter och strukturera upp dem. Jag började använde mig av “Remember the milk” som är ett listprogram (finns både på dator, ipad och mobil). Det finns flera andra program, bland annat Omnifocus, Omniplan, Things. Jag ska här nedan berätta lite mer hur jag strukturerar upp mitt arbete utefter GTD-metoden och hoppas inspirera er där ute som känner er stressade och ostrukturerade.

Listor

GTD används ofta som förkortning av Get Things Done- metoden som David Allén utvecklat och handlar mycket om att lägga in sina uppgifter i listor i ett och samma system. Du ska inte behöva ha saker i huvudet, på post-its, papper etc. Allt ska in i ett system för ju mer du har i huvudet ju mindre får du gjort. Man samlar allt i sin “inbox” i listprogramet för att sedan sortera upp det i listor. Tanken är att man alltid ska försöka hålla inboxen i listprogrammet tom. Man skapar sin projektlista och sina actions-listor som allt ska in i. Sedan anpassar nog alla hans metod lite till det som passar bäst för en själv. För att exemplifiera metoden så specar jag de listor jag har i mitt listprogram (to do-lists) här:

Projects– Här lägger jag upp mina projekt. Det kan till exempel vara att skapa en sökstrategi, mäta intranätet, personalisering i CMS-projekt m.m.

Next Actions – För varje projekt ska det finnas en tydlig åtgärd. Bryt ner projektet i något konkret. Tänk på vad nästa grej som ska göras i respektive projekt. Det kan vara att börja skissa på något, kontakta någon, maila någon, dra fram statistik etc. För om du bara har projekt kommer det att kännas alldeles för stort och oöverskådligt när du tänker på det. Så var konkret! När du sedan är klar med din nästa action så ska du skriva in nästa osv. ändå tills du nått målet med projektet.

Single Actions list– Här lägger jag upp arbetsuppgifter som enbart är en single action. Dvs. att det inte är flera steg som måste göras. Det kan exempelvis vara att dra fram en rapport på bloggen, ringa ett telefonsamtal, maila svar till någon osv.

Detta är de övergripande listorna som du behöver. En annan bra lista jag har är Someday/Maybe-list. Där lägger jag in sådant som jag nödvändigtvis inte kommer göra men som jag kommer på. Det kan till exempelvis vara ”Resmål att besöka”, ”Filmer att se”, ”Kurser att gå” etc. Sedan har jag lagt till några till listor med som bland annat “Bloggen”, ”Citat” och“Ideér”. Inloggningsuppgifter kan också vara bra att spara i en lista om man vill det.

Jag har även valt att ha en lista för mina privata uppgifter som jag döpt till Private Projects. Vilket kanske är lite fel då det ofta inte är projekt utan mer single actions som ex. hämta ut pass, köp hårprodukter, boka träningspass, köp present etc. Men det gör att jag slipper ha även privata saker i huvudet och kan istället förlita mig på listan som jag ser över regelbundet. Om du vill kan du göra dina privata uppgifter på samma sätt med dina jobbprojekt med övergripande ”Private Projects” och sedan ha en next atcions-lista för de privata projekten. Själv känner jag att det räcker med en lista för mina privata uppgifter.

Taggar

Sedan kan man tagga upp alla dessa saker man har i sina listor. Allén skriver att man kan lägga på taggar beroende var man kan utföra uppgifterna så som @computer @home @work @phone osv. I och med att man oftast kan göra saker oavsett var man är tycker jag inte det är så optimalt.

Jag la därför på andra taggar som passade mig bättre, det var exempelvis @Site catalyst”, @Google, @kampanjer, @SEO osv. Taggarna blev till slut bara fler och fler så jag gjorde sedan om til att att ha @do_create, @waiting, @communicate och @organize. Det passade mig bättre men som sagt tror jag man får anpassa metoden lite till det som passar bäst för en själv. Dock är det viktigt att inte spåra ur allt för mycket vilket jag också gjort med addera lite alla möjliga listor, vilket inte blir hållbart i längden. Med hjälp av taggarna kan man sedan sortera uppgifter utifrån taggar om man inte kollar i listorna som de är.

En viktig sak för att hålla sina listor levande är att ha “Weekly reviews”. Om man inte regelbundet ser över sina listor kommer de till slut bli orelevanta. Det här har nog varit det allra svåraste med metoden. Det blir lätt att man bara adderar och adderar. Till slut har man så mycket uppgifter att man knappt vill gå in och kolla. Därför gäller det att ta sig tiden minst en gång i veckan och se till att ta bort avklarade uppgifter och uppdatera med aktuell information. Även om detta ibland kan vara svårt så tycker jag ändå att GTD-metoden är väldigt bra just med att man vet att man har allt samlat på ett ställe. Det har hjälp mig enormt mycket. Jag behöver inte längre tänka på allt hela tiden för att vara rädd för att glömma det. Jag behöver inte skriva saker på lappar överallt för att göra det. Allt är samlat på ett ställe.

Sätt mål

David Allén pratar också väldigt mycket om mål. Om man inte har några mål vet man inte var man ska och vad som är viktigt. Hur ska du veta vilka uppgifter du ska prioritera om du inte vet var du är på väg?

Jag har dessa listor för att skriva ner mina mål i:

20 000 feets- Areas of Focus

30 000 feets- 1-2 years Goals

40 000 feets- 3-5 years goals

50 000 feets- Visions and principles

Areas of Focus består av Ekonomi, Familj, Vänner, Kreativitet, Nöje, Hälsa,Personlig och Professionell utveckling. På respektive så har jag ytterligare subkategorier. Ex. under Ekonomi ligger Pension, Räkningar, Kontokort etc. Dessa ska mest vara en påminnelse på respektive kategori. Det är områden som jag behöver ha översikt över.

De andra listorna säger sig själva. Där lägger jag helt enkelt in mina mål jag har, kort och lång-siktiga. Där skriver jag både mål jag har privat och yrkesrelaterade mål. I Visions and Principles-listan står det mer visioner i livet och lite visdomsord.

Alla dessa listor hjälper mig att fokusera på rätt saker när jag gör mina uppgifter i Actions-listorna.

Inbox

När det gäller jobbmailen så bör du även där ha en tom inbox. När du får ett nytt mail så fundera på om det tar mindre en 2 minuter att svara på. Är svaret Ja, så svara/gör det direkt. Om inte- Skriv in det i din lista i listprogrammet och sortera sedan in mailet i en mapp i Outlook, Google Calender eller vad du nu har för mail. Jag vet att vissa listprogram är integrerade med mailen vilket kan vara ett alternativ. Jag har inte testat det själv men är rätt nöjd med programmet jag använder där det dessutom synkar mellan dator, ipad app och iphone appen. Om någon som läser har tips på bra program så kommentera gärna.

Även om det ibland kan vara svårt att hålla efter sina listor jämt så måste jag säga att jag verkligen rekommenderar att börja jobba efter metoden om du känner dig stressad och vill bli effektiv! En viktig del är också målsättningen. Jag har insett hur viktigt det är att ha mål för att inte jobba med fel saker. De där akuta uppgifterna som du gör för att andra vill att du ska göra dem. Är de egentligen de uppgifter som bör prioriteras? Eller bör du istället fokusera på det som gör att du når dina mål? Det är farligt att hamna i cirkeln där man göra akuta saker som är kortsiktiga istället för att göra det som inte är akut men som leder dig till dina mål. Ju mer du jobbar för att nå dina långsiktiga mål desto mer kommer du förebygga att det kommer upp akuta kortsiktiga uppgifter också.

Ett annat tips för att effektivisera sin tid är att göra en sak i taget. Allt för många där ute multitaskar vilket gör att varje uppgift i sig istället tar längre tid. Det här problemet har jag själv med och försöker bättra mig på att göra en sak i taget då det är så mycket effektivare.

Hoppas ni fått lite inspiration till att komma igång med GTD!

Här är en bra artikel med insiktsfulla GTD-citat som kan inspirera ytterligare:

”46 Insightful Quotes from Get Things Done”

 

 

 

Dela: