Digitala Val

Digital marknadsföring, webbanalys, PPC, SEO, sociala medier, kommunikation m.m.

Är du produktiv?

produktivitetssystem

Känner du att du är produktiv och har allt under kontroll, både jobb och privatliv? Om du är som de flesta jag pratat med kring detta så känner du dig många gånger stressad och att du håller allt för mycket i huvudet.

Lösningen kan vara att börja jobba med produktivitetssystem. Som jag skrev för några år sedan när jag var väldigt stressad på jobbet så började jag använda system för att hantera mina mål och to do´s i vilket snabbt gav bra resultat och jag kände att jag fick kontroll över min situation. Jag har nu i flera år använt mig av Remember the milk för att samla mina mål, privata to do´s och mina arbetsuppgifter i jobbet. Evernote är ytterligare ett system jag använt men mer för att spara information och skicka in artiklar m.m. som jag kommer över men som jag inte hinner läsa direkt, utan skickar dem till Evernote där jag sedan kan läsa dem när jag har tid. Du kan läsa mer om hur jag använder Evernote här.

Jag drev under ca 2 år även en webbshop parallellt med mitt vanliga jobb där vi använde oss av Teamwork men det är som det låter avsett för att dela projekt och arbetsuppgifter i grupp men kan också vara ett alternativ.

Nu har jag precis gått från att vara en trogen ”Remember the milk”-användare till att jag helt har bytt till produktivitetssystemet Asana för några dagar sedan så jag tänkte berätta lite kort om det här. Fördelen med Asana är att man kan använda det både för privata to do´s och jobbrelaterade arbetsuppgifter samt dela dessa med olika team. Exempelvis så kan man dela projekt med kollegor, sin avdelning på jobbet, med kunder eller med sin sambo, vänner m.fl. Man skapar ”workspaces” där man bjuder in vilka som ska ingå. Mina workspaces är nu:

  • Personliga projekt
  • Projekt m. sambo
  • Jobbprojekt

I varje workspace lägger man upp projekt och uppgifter som därmed blir huvudstenarna i systemet. Asana är även användarvänligt och har snygg design vilket är ett stort plus för att ofta vilja vara inloggad och använda det.

Team
Ett team är de som ska involveras i uppgifterna och kommer bli personer som man kan tilldela uppgifter. Ex. kollegor, kunder, sambo m.fl. Om du inte vill att kunder hanterar uppgifter kan du istället bjuda in dem som gäster så att enbart kan följa vad ni gör för dem. Att dela projekt och listor var inget jag gjorde i mitt tidigare system så detta känns redan riktigt bra!

Projekt
Ett projekt är precis som det låter, dvs. något övergripande som man kan bryta ner i flera arbetsuppgifter.

Uppgifter
Här skriver du vad det är för uppgift, ex. ”Skicka månadsrapport till kund XX'” osv. På en uppgift kan man även bryta ner uppgiften i olika steg samt även lägga till kommentarer. Uppgifter under  en övergripande uppgift (subtasks) skulle här kunna vara:

  • Dra fram rapport
  • Analysera data och kommentera rapport
  • Skicka rapport

Du kan tilldela en uppgift till den som är ansvarig och sätta en deadline på när det ska vara klart. Du kan även sätta tags för att kategorisera dina arbetsuppgifter i ytterligare en nivå. ”My inbox” fungerar som ett notifieringscenter där allt loggas och under ”My tasks” kan du se vilka arbetsuppgifter som har tilldelats dig. Uppgifter läggs också automatiskt till i din kalender i Asana så du kan se vad som ligger under kommande veckor och månader. Under ”My tasks” kan du se de uppgifter som du blivit tilldelad.

Du kan välja om du vill välja opt in eller opt out för att se vad som händer i projekt vilket för att du slipper maila och cc:a varandra på uppgifter.

Sektioner
Sektioner är en grupp av uppgifter. Istället för att skapa ett helt nytt projekt kan du exempelvis dela upp det i sektioner. Exempelvis min workspace jag delar med min sambo har jag ett projekt som heter ”Inköpslista” och sektioner under denna är då ”Inköp Mat” och ”Inköp Lägenhet”. Kan användas för att specifiera olika steg, klassifieringar, prioriteringar m.m. Drag and drop funktion för att dra uppgifter mellan sektioner.

Konversationer
Konversationer fungerar som kommentarer som man kan dela med de som är med i projektet och kan göras direkt i projekten på team, projekt eller uppgiftsnivå.

Dashboards
Här ser du en överblick över alla dina projekt.

I Asana kan du även skapa ett bibliotek med filer och annan info som inte är to do´s men som är värda att spara.

Mål
Sist men inte minst så behöver vi även tänka på mål. Som jag skrivit i tidigare inlägg så följer jag produktivitetsgurun David Alléns råd om att sätta mål i olika listor. Om man inte har några mål vet man inte var man ska och vad som är viktigt. Hur ska du veta vilka uppgifter du ska prioritera om du inte vet var du är på väg?

Jag har dessa listor för att skriva ner mina mål i:

20 000 feets- Areas of Focus

30 000 feets- 1-2 years Goals

40 000 feets- 3-5 years goals

50 000 feets- Visions and principles

Areas of Focus består av Ekonomi, Familj, Vänner, Kreativitet, Nöje, Hälsa, Personlig och Professionell utveckling. På respektive så har jag ytterligare underkategorier. Ex. under Ekonomi ligger Pension, Räkningar, Kontokort etc. Dessa ska mest vara en påminnelse på respektive kategori. Det är områden som jag behöver ha översikt över.

De andra listorna säger sig själva. Där lägger jag helt enkelt in mina mål jag har, kort och långsiktiga. Där skriver jag både mål jag har privat och yrkesrelaterade mål. I Visions and Principles-listan står det mer visioner i livet och lite visdomsord.

Alla dessa listor hjälper mig att fokusera på rätt saker när jag gör mina uppgifter i Actions-listorna. I Asana ligger dessa listor som projekt under workspace och behöver ses över med jämna mellanrum för att se att jag prioriterar rätt sett till mina mål.

Jag rekommenderar som sagt Asana som system och det är gratis upp till 16 användare (team members). Andra produktivitetssystem som finns är bland annat Remember the milk, Todoist, Omnifocus (enbart för Mac) och Things (enbart för Mac).

Lycka till!

 

Dela:
«

© 2017 Digitala Val. Tema av Anders Norén.